Als uw Outlook 2019/365-mailbox vol raakt, ontvangt u een e-mail om aan te geven dat uw mailbox de quota nadert. Als u de grootte van uw postvak niet verkleint, kunt u geen e-mail verzenden en ontvangt u een e-mail met de tekst 'Uw postvak is groter dan de maximumgrootte' .
Het e-mailquotum wordt meestal ingesteld door de Microsoft Exchange-beheerder binnen uw organisatie. In sommige gevallen kunnen beheerders u meer ruimte geven als u contact met ze opneemt. U kunt ook de functie Persoonlijke mappen in Outlook gebruiken om Outlook-items lokaal op uw harde schijf op te slaan. Items in de persoonlijke map tellen niet mee voor uw quotum.
Natuurlijk is het het beste om dingen netjes te houden en een aantal dingen op te ruimen die je nooit nodig zult hebben. Volg deze stappen om uw mailbox op te ruimen.
Optie 1 - Opschoningstool
Opmerking: deze stappen zijn voor de Windows-versie van Outlook. Deze functie is niet beschikbaar in de macOS-versie.
- Ga naar " Bestand "> " Gereedschappen voor opschonen "> " Postbusopruiming ".
- In het scherm " Mailboxopruiming " kunt u kiezen voor " Zoek items ouder dan " een bepaald aantal dagen, of " Zoek items groter dan " van een bepaalde grootte. Persoonlijk probeer ik items te vinden die groter zijn dan 250 kilobytes, selecteer vervolgens " Zoeken ... ".
- De wizard zoekt naar berichten die aan uw zoekcriteria voldoen. Via het scherm " Geavanceerd zoeken " kunt u ongewenste items verwijderen.
Nadat u ongewenste items hebt verwijderd, moet u de map " Verwijderde items " legen door er met de rechtermuisknop op te klikken en " Lege map " te selecteren.
Optie 2 - Handmatig verwijderen
- Terwijl u uw e-mail bekijkt in Outlook, klikt u met de rechtermuisknop op het e-mailadres in het linkerdeelvenster en kiest u ' Eigenschappen van gegevensbestand '.
- Selecteer de knop " Mapgrootte ... ".
- Kijk welke mappen het grootste formaat hebben. Gebruik deze informatie om mappen te targeten om e-mailberichten handmatig te verwijderen.